Координация лингвистического обеспечения
баз данных и электронного каталога
в ЦБС города Новокузнецка

Киреева Татьяна Николаевна
зав. отделом каталогизации
ЦБС г. Новокузнецка
август 2002г.

В ЦБС г. Новокузнецка создание Электронного каталога (ЭК) и библиографических баз данных (БД) началось в 1994г. ЦБС работает с АИБС "Библиотека.4.0" (впоследствии "Библиотека.4.02") в формате USMARC.
Индексирование осуществляется ключевыми словами (КС) в БД и предметными рубриками (ПР) и КС в ЭК. При формировании КС и ПР использовались тематические Списки ключевых слов, прилагаемые к программе, АПУ к ББК.

Опыта работы по предметизации, а тем более по методике координатного индексирования КС не было, отсутствовала также учебная литература. Поэтому на первом этапе шло только освоение компьютерных технологий и ввод библиографических записей (БЗ) в каждой БД. Проблема предварительной (перед началом формирования БЗ в базах и ЭК) разработки общих для всех БД и ЭК регламентирующих документов по унификации лингвистики КС и ПР - словарей, справочников, списков ПР(КС), не была даже поставлена. В условиях отсутствия сети она не была актуальной, так как запросы пользователей выполнялись по электронному справочному аппарату теми специалистами, которые сами и вели эти БД. Успешному выполнению справок способствовал и небольшой объем БД.

Первые документы по унификации процессов формирования краеведческой БД были составлены сектором краеведческой библиографии. В 1997г. была издана "Памятка пользователя электронного краеведческого справочного аппарата", представляющая собой список КС по краеведению, а также опубликованы некоторые методические решения по вопросам пунктуации ввода/поиска в краеведческой БД. Позднее для БД Центра правовой информации его сотрудниками был составлен список КС по экономике.

В 2000г. были разработаны унифицированные правила по вводу ПР в ЭК отделом каталогизации - "Памятка пользователя ЭК". В Памятке были отражены такие аспекты ввода/поиска в ЭК, как использование интервалов, дефиса, аббревиатур, цифр и дат, кавычек, латинского алфавита, особенности ввода нормативно-правовых актов, географических названий. Основную часть Памятки составляет перечень типовых подзаголовков (около 1200) к рубрикам-персоналиям, типовые подзаголовки формы и назначения, типовые тематические подзаголовки. Большой массив художественной литературы вызвал необходимость составления особой методики по ее предметизации.

Также отделом каталогизации было начато составление списков ПР по основным тематическим комплексам: истории, литературоведению. В основе методики - рубрики Российской книжной палаты, Кемеровской областной научной библиотеки и собственные разработки.

Такой путь не скоординированных разработок, по которому пошла наша ЦБС, привел к тому, что лингвистика КС (ПР) на одни и те же термины, даже в пределах одной БД часто бывает различна. КС (ПР) в разных БД отличались и по инверсии ("Коммерческие банки" и "Банки коммерческие"), по использованию единственного и множественного числа ("Экономические теории" и "Экономическая теория"), по синонимии ("Жаргон", "Арго", "Сленг"), различному наименованию географических объектов ("Кыргызстан" и "Киргизия") и многим другим показателям.

Все эти проблемы стали актуальны, когда большинство БД стали в 2001г. доступны всем пользователям в сетевом режиме.

В настоящее время сети функционируют следующие БД: "Статьи" (социально-гуманитарные науки), "Экономика и право", "Краеведческий каталог", "Видео", "Летопись Новокузнецка", "Факты". Ведут эти БД, включающие более 120000 библиографических записей, около 30 специалистов более 10 структурных подразделений.

Работа в сетевом режиме показала воочию сложность информационного поиска в БД с ненормализованной лексикой. Особенно трудно приходится консультантам зала каталогов, выполняющим по компьютеру около 1 тысячи справок в месяц.

Чтобы осуществить поиск, библиотекарю необходимо предусмотреть все варианты написания КС (ПР), чаще всего это невозможно. Поэтому информация, нужная потребителю, теряется из-за отсутствия ссылочно-справочного аппарата к БД, а также единых правил ввода.

Пришло понимание того, что ни один библиографирующий отдел в условиях сети изолированно работать не может. Нужна координация в рамках всех БД.

Психологически трудно было преодолеть "внутрибиблиотечный сепаратизм" отделов, убедить библиотекарей в том, что нужно придерживаться общих правил, а также овладевать новыми знаниями по индексированию ПР (КС).
В ЦБС создан специальный координирующий орган, среди основных функций которого и решение проблемы нормализации ПР (КС), и выработка общих решений по БД и ЭК. Это - Совет по справочно-библиографическому аппарату (Совет). Членами Совета являются представители всех библиографирующих отделов, а также отдела автоматизации и зала каталогов. Состав участников совещаний варьируется в зависимости от обсуждаемой темы. Совет принимает решения, которые носят обязательный характер для ведущих БД и ЭК.

Среди решений, принятых Советом: распределение журналов для аналитической росписи среди отделов, о слиянии нескольких БД, нормализация ключевых слов на основе методических решений отдела каталогизации (в ЭК), создание группы лингвистической поддержки БД (авторитетного контроля ПР (КС), решение о редактировании ретромассива БД и ЭК.

Нормализация КС осуществляется с помощью Инструкции по заполнению полей и Памятки по вводу в библиографические БД, закрепивших основные правила ввода, и перечень обязательных элементов, пунктуацию в БД в дополнение к Памятке по ЭК. Специалисты при вводе в БД должны придерживаться жестких правил.

Основным средством нормализации лексики является Словарь ПР. В ЦБС он формируется в машиночитаемом варианте, регулярно дополняется предметизатором отдела каталогизации. Словарь используется при вводе в ЭК и рекомендован как нормативный для всех БД.

При аналитической росписи обязательным элементом являются индексы ББК, поэтому по рекомендации Совета каталогизаторами был создан Электронный словарь индексов ББК, подключенный к БД.

Одним из путей координации лингвистического обеспечения КС и ПР является сотрудничество отделов при создании Списков ПР (КС). Хотя этот процесс является трудоемким, специалисты ЦБС пошли по пути разработки собственными силами Списков ПР (КС) по отдельным, наиболее спрашиваемым темам (искусство, право, литературоведение), поэтому создание данных списков осуществлялось силами, в основном, отдела каталогизации, но при помощи специализированных отделов. Данные списки являются нормативными для всех БД и ЭК и вводятся в Словарь ПР. Списки ПР по искусству разработаны отделом каталогизации при консультационной помощи информационно-библиографического отдела, по правоведению - совместно с Центром правовой информации, по компьютерам - компьютерным залом "Аквариум" при консультативной помощи каталогизаторов.

Ретроконверсия каталогов ЦБС пока не проведена, но в частных случаях (на основе запросов консультантов зала каталогов) наиболее спрашиваемые документы, которые трудно найти по традиционным каталогам, вводятся в ЭК. Главным координатором по всем БД является зав. отделом автоматизации, а по отдельным БД - библиографы.

Сложности, с которыми пришлось нам столкнуться и которые предстоит разрешить:
- осуществлять многоаспектный контроль над качеством индексирования;
- трудоемкость внесения изменений в Словарь ПР и редакции предыдущих БЗ (например, при замене ПР "ЭВМ" на ПР "Компьютеры" пришлось внести изменения в 154 библиографические записи);
- трудоемкость редакции ретрозаписей БД и ЭК;
- необходимость постоянной корректировки методических решений в процессе кооперированной каталогизации, так как нереально полное совпадение всех КС ( ПР);
- решение проблем технического отставания парка компьютеров.

Впереди - разработка общих положений по индексированию; создание авторитетного файла организаций на основе Авторитетного файла ПР Российской Национальной Библиотеки; редакция в соответствии с регламентирующими документами БД и ЭК; регулярное наполнение Словаря ПР и организация работы Группы лингвистической поддержки БД.
Сделаны только первые шаги по координации, но они продвинули библиотеку к общей задаче - обеспечению пользователя релевантной информацией.

 

<Назад>____________<Вперед>____________<Содержание>____________<На главную>